Osebna vzpostavitev in optimizacija telefonske tajnice
Pri Talk9 vzpostavitev ni samo tehnična nastavitev, ampak voden proces, v katerem skupaj s stranko pripravimo, testiramo in optimiziramo telefonsko tajnico za njeno konkretno poslovanje.
Standardna vzpostavitev
Vključuje dva individualna sestanka in vzpostavitev v približno 7 dneh. Zajema standardne scenarije, pogosta vprašanja (FAQ), zajem podatkov, prevezave, povzetke klicev in osnovne prilagoditve.
1. Uvodni sestanek – približno 60 minut
Skupaj analiziramo klice, najpogostejša vprašanja, težave, delovni čas in način dela zaposlenih. Na sestanku pripravimo približno 80 % telefonske tajnice, prilagojene podjetju.
2. Prvi testi – naslednji delovni dan
Stranka že lahko pokliče svojo telefonsko tajnico in preveri, kako odgovarja, zbira povpraševanja, prevezuje in posreduje povzetke.
3. Skupno testiranje in optimizacija – do 7 dni
Obe ekipi testirata scenarije, zbirata povratne informacije in odkrivata robne primere. Na drugem individualnem sestanku (približno 60 minut) tajnico dodatno izboljšamo, s ciljem približno 95-odstotne pripravljenosti po dogovorjenih scenarijih.
4. Aktivacija in spremljanje
Uredimo telefonsko preusmeritev in aktiviramo tajnico za dejanske klice. Pripravimo onboarding zapisnik, izvedemo pregled po 7 dneh in ponovno preverimo rezultate po 30 dneh.
Enterprise proces
Za podjetja, ki potrebujejo povezave z lastnimi sistemi (CRM, ERP, API) in avtomatizacije po meri. Kompleksne API-integracije in razvoj po meri se ovrednotijo posebej.
1. Discovery – analiza poslovnih procesov
Delavnica s poslovno in po potrebi IT-ekipo naročnika. Analiziramo klice, ozka grla, obstoječe sisteme, izjeme in cilje avtomatizacije.
Rezultat: popis procesov, prioritet in merljivih KPI-jev.
2. Solution design – načrt rešitve
Določimo pogovorne scenarije, integracije s CRM/ERP/API, pravila prevezovanja, upravljanje napak, varnost in obravnavo podatkov. Pregledamo API-dokumentacijo ter potrdimo obseg in roke.
Rezultat: potrjen tehnični in funkcionalni obseg projekta (scope).
3. Razvoj in integracije
Naša ekipa konfigurira tajnico, vzpostavi povezave z naročnikovimi sistemi in implementira dogovorjene avtomatizacije – npr. preverjanje statusa naročila, rezervacija termina, ustvarjanje zahtevkov ali posodabljanje CRM.
Rezultat: delujoča testna rešitev, povezana z dogovorjenimi sistemi.
4. Testiranje in pilot
Skupaj preizkusimo resnične scenarije, neobičajne zahteve, napačne podatke, nedosegljive sisteme in predajo človeku. Pri Enterprise lahko začnemo na testni številki ali omejenem delu klicev.
Rezultat: potrjeni sprejemni testi in seznam izboljšav.
5. Go-live – produkcijska aktivacija
Uredimo telefonijo, preusmeritve, pravice dostopa in produkcijske povezave. Po potrebi tajnico aktiviramo postopoma, da ne motimo obstoječih procesov.
Rezultat: telefonska tajnica obdeluje dejanske klice in izvaja dogovorjene akcije.
6. Hypercare, spremljanje in optimizacija
Spremljamo uspešnost, neuspešne scenarije, stopnjo avtomatizacije in potrebe po izboljšavah. Pri Enterprise določimo še odgovornosti, podporo, SLA in nadaljnje razvojne cikle.
Rezultat: stabilna uporaba in merljivi poslovni učinki.
Kaj vključuje mesečna naročnina
Mesečna naročnina oziroma vzdrževanje ne vključuje naknadnih sprememb zaradi posegov naročnika ali tretjih ponudnikov (npr. sprememb API-ja, CRM/ERP sistemov ali podatkovnih struktur). Te se obračunajo posebej po dogovorjeni programerski urni postavki.